Molnár Adél: Okiratok megőrzési ideje – 10 év, 5 év, 1 év vagy amit akartok

Molnár Adél kolléganőnk 2023. május 11-én a FB-on tett közzé egy posztot, amit nagyon hasznosnak tartok, így - az utókornak megőrzendő - itt is közzéteszünk:

"Egy tegnapi poszt és az arra adott válaszok alapján úgy gondoltam, nem árthat meg senkinek, ha születik egy külön bejegyzés erről…

Szóval: meddig is kell megőrizni a tevékenységünk során készített iratokat? A választ az Üttv-ben és az iratok megőrzéséről szóló 16/2018 MÜK Szabályzatban találjuk. Érdemes egyébként egyszer átfutni a Szabályzatot, sok érdekességet tartalmaz, például az iratőrzés helyéről, az ügyvédi levéltárról is.

Nagyon röviden a lényeg:

1. Végintézkedést, az öröklési jogviszonnyal kapcsolatos jognyilatkozatot tartalmazó más okiratot, az ezekhez kapcsolódóan kezelt más iratot a teljes hatályú hagyatékátadó végzés jogerőre emelkedését követő 5 évig kell megőrizni.
2. Az okirat ellenjegyzésével nem járó ügyben a cégbejegyzési és változásbejegyzési kérelem mellékletét képező iratot a kérelem benyújtásától számított 10 évig kell megőrizni.
3. Okirat ellenjegyzése esetén az ellenjegyzett okiratot, valamint az okirat ellenjegyzésével járó ügyben keletkezett más iratokat - ha jogszabály ennél hosszabb megőrzési időt nem állapít meg, vagy a felek ennél hosszabb ideig történő őrzésben nem egyeztek meg - az ellenjegyzéstől számított 10 évig kell megőrizni.
4. Az ügyvédi letétbe vett iratot a letéti szerződés megszűnéséig kell megőrizni.
5. A büntetőeljárásban, peres, hatósági vagy más közhatalmi eljárásban keletkezett vagy felhasznált iratok közül az ügy érdemében hozott határozatot, illetve végzést az eljárás jogerős vagy végleges lezárultát követő 5 évig, egyéb iratokat 5 vagy 1 évig (nézzétek meg a Szabályzatot, túl hosszú ez a rész) kell megőrizni.
6. Az ügyvédi megbízási szerződést az abból fakadó jogosultságok elévüléséig, letéti szerződést az annak megszűnését követő 10 évig kell megőrizni.
7. A fentiek alá nem tartozó iratot - ha jogszabály vagy az ügyféllel kötött megállapodás hosszabb megőrzési időt nem ír elő – 1 évig kell megőrizni (ilyen szerintem például egy írásba foglalt jogi tanácsadás).

Hosszabb őrzési idő is előfordulhat: egyrészt az ügyféllel meg lehet ebben állapodni (én ezt elég gyakran alkalmazom), másrészt, ha az irat a megőrzését megalapozó jogviszonnyal összefüggő igényérvényesítés során bizonyítékként felhasználható lehet.

A nyilvántartások megőrzési idejére most nem térek ki, azt az Adatszalon oldalán elég jól összeszedtük táblázatos formában is, linket tettem az első kommentbe.

Szintén nem szólnak a fentiek az Üttv. 46. §-ában foglalt őrzési időről, papír alapú okirat elektronikus okirattá alakítása esetére, azt ide teszem azoknak, akik eljutottak eddig: Az ügyvéd az elektronikus okiratot a másolatkészítéstől számított tíz évig, illetve az ellenjegyzett, elektronikus formába alakított papíralapú okiratot az átalakítástól számított öt évig őrzi meg (ha a felek hosszabb őrzési időben nem állapodtak meg)."

Ez történt - 2023. május 11.

Bővelkedett ma programokban a Budapesti Ügyvédi Kamara, mert 14:00 órakor a kriptovaluták témájában kezdődött egy kiváló előadás, 15:00 órakor pedig mi ültünk le a keres asztal köré egy AdatSzalon beszélgetésre. 

Terveink szerint a munkavállalók ellenőrzésével folytattuk volna, de egy kérdés miatt újra előkerültek a CV-k. Annyi jó hír, hogy legalább már beléptünk a munkaviszony keretei közé, mivel a téma az volt, hogy mennyiben lehet eltenni a már felvett munkavállaló CV-jét. Mi az alábbi célokat tudtuk megfogalmazni - melyek így külön adatkezelések lehetnek: 1) a próbaidő alatt annak ellenőrzése, hogy a CV-ben foglalt képességek valósak-e (pl.: nyelvtudás); 2) munkavállalótól függően felhasználhatóak munkaszervezési érdekből. A kérdés, hogy utóbbi célból a) vagy f) ponton kezeljük, illetve ezen cél elérhető a CV helyett egy kérdőív kitöltésével is. Mindenesetre a tájékoztatás adatkezelési célonként kötelező, és a munkavállalótól függ, hogy adott cél valóban fennáll-e. 

Azt gondolnánk, hogy a munkavállalók adatainak kezelése annyira általános, hogy sokan foglalkoznak vele, így kiforrott jó gyakorlat van. Meg kellett állapítanunk, hogy tévedés: egyikünk sem tudja azt mondani, hogy tökéletes munkavállalói adatkezelést ismer - igaz ez a tájékoztató tartalmára (legyen részletes, pontos, ugyanakkor közérthető és átlátható.... kb. annyira valószínű egy ilyet készíteni, mint perpetum mobilet...), és az adattárolás időtartamára is (millió jogszabály, millió tárolási idő olyan finomságokkal, ami pl az öregségi nyugdíj időpontjához köti a tárolási időt... hát persze...).

Ezt követően rákanyarodtunk az ellenőrzés témájára: telefon, internetforgalom, számítógép, GPS adatok, ittasság, home office, e-mail forgalom, stb.

A GPS kapcsán a magánhasználat volt a téma. Itt először is azt kellett meghatározni, hogy mire használhatja a munkáltató a GPS adatokat: munkavállaló ellenőrzése? vagyonvédelmi cél? útvonalelszámolás? Az adatkezelési cél ugyanis kihatással van a jogalapra és a tárolási időkre is.

Adél ismertetett egy határozatot, amit ezen a linknek érhettek el.

Az egyik téma, hogy a vagyonőr lehet-e adatfeldolgozó az ellenőrzés során. Arra jutottunk, hogy a GDPR alapján lehet, azonban az Mt. alapján történő ellenőrzésnél nem, ezért pl alkoholszondát nem használhatnak.

Ennek kapcsán felmerült a drogteszt lehetősége. Bár úgy tűnik, hogy az alkoholszonda mintájára alkalmazható, ez tévedés: mivel a drogfogyasztás kimutatható a befolyásoltság megszűnése után is, illetve mivel egyes gyógyszerek is befolyásolhatják az eredményét, így erősen kétséges az eredménye. A célra való alkalmatlansága miatt a drogteszt nem elfogadott főszabály szerint, azonban különleges munkáltatónál pl. a "clean policy" alapján van rá lehetőség. 

A témáról Adél nemrégiben írt egy cikket a Datadom honlapjára, mely az alábbi linken érhető el: 

A munkahelyi drogtesztek alkalmazhatóságának bevezetésével kapcsolatos adatvédelmi kérdések

Utolsó kérdés a munkavállalók végzettségét igazoló okmány másolásának lehetőségét taglaló NAIH határozat volt, mely az ISO elvárások "kényszerítő erejét" értelmezte. E szerint az ISO nem lehet indoka az okmányok másolatának. Ugyanakkor másolat készíthető abban az esetben, ha a másolat adattartalma nem több annál, mint amit a munkáltató kezelhet. A hatóság felhívja azonban a figyelmet, hogy jobb gyakorlat az okmány tartalmát másként bizonyítani (négy szem elve, magánokiratba vagy közokiratba foglalt nyilatkozat), mivel az egyszerű másolat még a magánokirati forma bizonyító erejét sem éri el. 

Egyik szemem sír, a másik nevet, hogy a munkaügyi perekig nem jutottunk ma el. De úgy érzem, nagyon jól kihasználtuk az időt és izgalmas kérdéseket beszéltünk meg. 

Egy kis nyári szünet után szeptemberben folytatjuk a peres eljárás során felmerülő adatkezelésekkel - ebben a körben kitérve a munkaügyi perekre is. Várunk mindenkit szeretettel akkor is.

Kellemes nyarat, jó pihenést!

AdatSzalon Cafe - BÜK - 2023. szeptember 14. - BEJELENTŐVÉDELMI KEREKASZTAL

 Időpont: 2023. szeptember 14. csütörtök 15:00 - 17:00 

Helyszín: Budapesti Ügyvédi Kamara - 1055 Budapest, Szalay u. 7. 

Program: kerekasztal beszélgetés

Téma: BEJELENTŐVÉDELMI KEREKASZTAL

A 2023. XXV. törvény felborította néhányunk nyári szabadságát, így az ítélkezési szünet alatt a Panasztörvény rendelkezéseivel ismerkedhettünk. A visszaélés-bejelentési rendszerek üzemeltetésének számos adatvédelmi relevanciája is van, azonban úgy látjuk hogy a téma aktualitása igényli, hogy az adatvédelmi témákon túlmutatóan beszélgessünk a jogszabály által felvetett kérdésekről. 

Ennek érdekében szeptemberben BEJELENTŐVÉDELMI KEREKASZTALT tartunk az AdatSzalonon, melyre minden, a téma iránt érdeklődő kollégát és szakértőt várunk. Ebben a témában fokozottan kérjük, hogy kérdéseiteket felvetéseiteket előzetesen küldjétek meg részünkre e-mailben, mi is készülünk. 

A szeptemberre korábban meghirdetett témát terveink szerint novemberben folytatjuk. 

A részvétel ingyenes, regisztrációhoz nem kötött, de köszönjük, ha a Facebook eseménynél jelzed részvételi szándékodat.