Molnár Adél: Okiratok megőrzési ideje – 10 év, 5 év, 1 év vagy amit akartok

Molnár Adél kolléganőnk 2023. május 11-én a FB-on tett közzé egy posztot, amit nagyon hasznosnak tartok, így - az utókornak megőrzendő - itt is közzéteszünk:

"Egy tegnapi poszt és az arra adott válaszok alapján úgy gondoltam, nem árthat meg senkinek, ha születik egy külön bejegyzés erről…

Szóval: meddig is kell megőrizni a tevékenységünk során készített iratokat? A választ az Üttv-ben és az iratok megőrzéséről szóló 16/2018 MÜK Szabályzatban találjuk. Érdemes egyébként egyszer átfutni a Szabályzatot, sok érdekességet tartalmaz, például az iratőrzés helyéről, az ügyvédi levéltárról is.

Nagyon röviden a lényeg:

1. Végintézkedést, az öröklési jogviszonnyal kapcsolatos jognyilatkozatot tartalmazó más okiratot, az ezekhez kapcsolódóan kezelt más iratot a teljes hatályú hagyatékátadó végzés jogerőre emelkedését követő 5 évig kell megőrizni.
2. Az okirat ellenjegyzésével nem járó ügyben a cégbejegyzési és változásbejegyzési kérelem mellékletét képező iratot a kérelem benyújtásától számított 10 évig kell megőrizni.
3. Okirat ellenjegyzése esetén az ellenjegyzett okiratot, valamint az okirat ellenjegyzésével járó ügyben keletkezett más iratokat - ha jogszabály ennél hosszabb megőrzési időt nem állapít meg, vagy a felek ennél hosszabb ideig történő őrzésben nem egyeztek meg - az ellenjegyzéstől számított 10 évig kell megőrizni.
4. Az ügyvédi letétbe vett iratot a letéti szerződés megszűnéséig kell megőrizni.
5. A büntetőeljárásban, peres, hatósági vagy más közhatalmi eljárásban keletkezett vagy felhasznált iratok közül az ügy érdemében hozott határozatot, illetve végzést az eljárás jogerős vagy végleges lezárultát követő 5 évig, egyéb iratokat 5 vagy 1 évig (nézzétek meg a Szabályzatot, túl hosszú ez a rész) kell megőrizni.
6. Az ügyvédi megbízási szerződést az abból fakadó jogosultságok elévüléséig, letéti szerződést az annak megszűnését követő 10 évig kell megőrizni.
7. A fentiek alá nem tartozó iratot - ha jogszabály vagy az ügyféllel kötött megállapodás hosszabb megőrzési időt nem ír elő – 1 évig kell megőrizni (ilyen szerintem például egy írásba foglalt jogi tanácsadás).

Hosszabb őrzési idő is előfordulhat: egyrészt az ügyféllel meg lehet ebben állapodni (én ezt elég gyakran alkalmazom), másrészt, ha az irat a megőrzését megalapozó jogviszonnyal összefüggő igényérvényesítés során bizonyítékként felhasználható lehet.

A nyilvántartások megőrzési idejére most nem térek ki, azt az Adatszalon oldalán elég jól összeszedtük táblázatos formában is, linket tettem az első kommentbe.

Szintén nem szólnak a fentiek az Üttv. 46. §-ában foglalt őrzési időről, papír alapú okirat elektronikus okirattá alakítása esetére, azt ide teszem azoknak, akik eljutottak eddig: Az ügyvéd az elektronikus okiratot a másolatkészítéstől számított tíz évig, illetve az ellenjegyzett, elektronikus formába alakított papíralapú okiratot az átalakítástól számított öt évig őrzi meg (ha a felek hosszabb őrzési időben nem állapodtak meg)."